Was bis vor einer Weile eher noch die Ausnahme war, wurde seit Beginn der Corona-Pandemie für viele Büroarbeiter praktisch zur Selbstverständlichkeit: die Arbeit im Homeoffice. Allerdings wurden dadurch sehr viele Unternehmen und Mitarbeiter ziemlich „kalt erwischt“, denn nur die wenigsten haben zu Hause einen komfortablen geschweige denn ergonomischen Arbeitsplatz oder gar einen separaten Raum, in dem sie ungestört und ähnlich effizient wie im Büro ihre Arbeit ausüben können.
Damit Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice ergonomisch und effizient arbeiten können, geben wir in unserem Blogbeitrag 5 Tipps zur richtigen Gestaltung des Homeoffice Arbeitsplatzes.
Ein Tipp vorab, tauschen Sie sich im Unternehmen aus, wie die Gestaltung der Homeoffice Arbeitsplätze gelöst werden kann und was sich Mitarbeiter wünschen. Denn nur wenn Veränderungen von allen Beteiligten mitgetragen werden, lassen sie sich erfolgreich umsetzen!
Tipp 1: Ein fester Arbeitsplatz ist empfehlenswert
Raten Sie Ihren Mitarbeitern zunächst einen festen Raum für die Arbeit abzugrenzen, der für nichts anderes genutzt wird. Wer ein Arbeitszimmer mit Schreibtisch besitzt, braucht von Ihnen wahrscheinlich weniger Unterstützung als andere, die nur über begrenzten Platz verfügen. Eventuell können Sie auch einen passenden Tisch bereitstellen oder neu anschaffen bzw. zur Ausstattung einer provisorischen Arbeitsfläche beitragen.
Wenn Ihre Mitarbeiter dauernd zwischen Küchen- und Wohnzimmertisch hin und her wechseln, müssen sie sich immer wieder aufs Neue organisieren, bevor sie mit der Arbeit loslegen können. Dadurch geht nicht nur viel Zeit verloren, es wirkt sich auch negativ auf die Konzentration und die Leistungsfähigkeit aus. Ist an dem Platz kein störungsfreier WLAN-Empfang oder keine Kabelverbindung ins Internet möglich, schaffen Sie entsprechende Repeater an, mit denen Sie die Mitarbeiter ausstatten. Klären Sie vor allem auch mit Ihrer IT-Abteilung ab, wie die Sicherheit der Datenübertragung zwischen Homeoffice Arbeitsplätzen und dem Firmennetzwerk herstellen können, beispielsweise über gesicherte VPN-Verbindungen.
Tipp 2: Hardware und Arbeitsutensilien bereitstellen
Statten Sie die Homeoffice Arbeitsplätze mit der notwendigen Hardware und Arbeitsutensilien aus. Dazu zählen Notebooks, Drucker und andere Geräte, die Ihre Mitarbeiter für ihre jeweiligen arbeiten benötigen. Auf PC oder Notebook sollte die von Ihrem Unternehmen vorgesehene Software für Telefonkonferenzen und Video-Meetings installiert sein. Sinnvoll ist häufig auch ein zweiter Monitor, wenn nur mit einem Notebook gearbeitet wird. Neben einem Schreibtisch sollte zudem ein ergonomischer Bürostuhl zur Verfügung gestellt werden, um Rückenbeschwerden zu vermeiden. Genügend Stauraum in Form von Regalen oder Rollcontainer ist ebenfalls wichtig, damit jeder Mitarbeiter sein Homeoffice Büro gestalten und effizient arbeiten kann.
Tipp 3: Sorgen Sie für eine ausreichende Beleuchtung
Eine gute Beleuchtung ist Voraussetzung für ergonomisch gesundes Arbeiten, denn der ständige Blick auf ein leuchtendes Display strapaziert die Augen, insbesondere in den Abendstunden und an dunklen Tagen in Herbst und Winter. Optimal ist es, wenn die Mitarbeiter ihren Schreibtisch im 90°-Winkel zum Fenster aufstellen. Dann sind störende Reflexe ausgeschlossen und das Licht kommt von der Seite.
Ansonsten helfen eine dimmbare Tageslichtlampen mit LEDs, am besten mit verschiedenen Helligkeits- und Farbstufen.
Tipp 4: Bieten Sie mentale Hilfen an
Für Familien, in denen beide Elternteile zu Hause arbeiten müssen, ist es besonders schwierig, eine Balance zu finden und die Arbeit im Homeoffice so zu gestalten, dass niemand benachteiligt wird. Sie sollten als Führungskraft eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten über die jeweiligen Bedürfnisse und eventuellen Probleme führen, um Stress und Unzufriedenheit unter Ihren Mitarbeitern zu vermeiden. Eventuell können spezielle Coachings dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter auf mögliche Konflikte durch die Arbeit im Homeoffice vorbereitet und bei konkreten schwierigen Situationen psychologisch geschult und begleitet werden.
Tipp 5: Seien Sie für Ihre Mitarbeiter da
Ein besonders schwieriger Punkt dürfte sein, ob Ihre Mitarbeiter im Homeoffice ungestört arbeiten können oder nicht. Wenn sie Kinder haben und diese wegen COVID-19 nicht in die Kita oder Schule gehen, dürfte es zwangsläufig zu Störungen in den Arbeitsabläufen kommen. Gerade bei wichtigen Telefonaten oder Videokonferenzen können spielende und lärmende Kinder für erhebliche Irritationen bei den beteiligten Gesprächspartnern sorgen.
Als Führungskraft sind Sie gefordert, ein besonderes Verständnis und viel Sensibilität für solche Situationen aufzubringen. Sie können nicht einfach anordnen, dass Kinder in solchen Fällen nicht anwesend sein dürfen. Stattdessen ist es besser, ständig über Begleitumstände dieser Art im Gespräch zu bleiben und nach Lösungen zu suchen. COVID-19 hat das gegenwärtige Leben ziemlich auf den Kopf gestellt. Viel Geduld und manchmal auch eine gute Portion Humor können dazu beitragen, schwierige und außergewöhnliche Gegebenheiten besser zu meistern.
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