Starre Strukturen in Unternehmen weichen verstärkt einer unternehmerischen Leitkultur, die flexibles Arbeiten ermöglicht und fördert. Besser auf Veränderungen und Unvorhergesehenes reagieren zu können, ein gemeinsames Wertesystem zu etablieren sowie Motivation und Produktivität zu fördern, ist dabei das Ziel. Der Weg dahin führt mitunter über flache Hierarchien, also mehr Verantwortung für Mitarbeiter mit Fokus auf ihr individuelles Potenzial. Um dies alles zu verwirklichen, gilt es, ein passendes Arbeitsumfeld durch moderne Bürokonzepte und die richtige Büroeinrichtung und somit die geeigneten Rahmenbedingungen zu schaffen.
7 Tipps, wie Sie die Voraussetzungen für agiles Arbeiten schaffen
1. Werden Sie Teamplayer
Agile Arbeit verteilt bestehende Verantwortung und Entscheidungsgewalt auf mehrere Ebenen. Damit dies möglich wird, ist es wichtig, Teams im Unternehmen zu etablieren die interdisziplinär agieren. Sie können ebenso dauerhaft wie temporär existieren und sollten gemäß Kompetenz und in Hinblick auf Mentalität und Fähigkeiten zusammengestellt werden. Acht bis zehn Personen sind das Maximum in Bezug auf die Teamstärke. In dieser Konstellation sind Sie in der Lage, sich inmitten einer produktiven Gemeinschaft gegenseitig zu Höchstleistungen anzuspornen. Ein modernes Bürokonzept inklusive ergonomisch ausgerichteter Arbeitsplätze und offener Räume, in denen sich einzelne Teammitglieder ungezwungen austauschen können, sind eine wichtige Rahmenbedingung für den Erfolg des Konzepts. Sie sollten sich bei der Umsetzung stets an den individuellen Bedürfnissen Ihres Teams orientieren.
2. Schaffen Sie Transparenz und machen Sie aktive Kommunikation zur Arbeitsgrundlage
Transparenz und gelebte Kommunikation bildet die Basis für gemeinsames Arbeiten. Beides ermöglicht nicht nur einen Überblick über die stattfindenden Arbeitsvorgänge, es führt auch dazu, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter wahrgenommen und geschätzt fühlt. Zudem sind bessere Abstimmungen innerhalb von Teams und darüber hinaus möglich. Die Grundlage für diesen Ansatz wird durch moderne Bürokonzepte und offene Büroflächen geschaffen. Einzel- und Gruppenarbeitsplätze sowie flexibel gestellte Möbel sind Beispiele für die passende Einrichtung. Somit können sich Teammitglieder ihren einzelnen Aufgaben zuwenden, sind aber nicht voneinander abgeschottet und können jederzeit miteinander kommunizieren.
3. Arbeiten Sie in Etappen – aber mit klarem Ziel
Größere Projekte, komplexe Aufgaben – Herausforderungen dieser Art können frustrieren wenn kein Ende in Sicht scheint. Die Arbeit hingegen in kleinere Schritte zu unterteilen, bringt zwei Vorteile mit sich. Erstens erlaubt diese Vorgehensweise sich umfassenderen Aufgaben und Problemen besser anzunähern. Zudem lassen sich hierdurch regelmäßig Erfolgserlebnisse schaffen und die Motivation beibehalten. Passend zur Arbeit in Etappen sollten Sie im Team regelmäßig kurze Meetings abhalten. Dafür braucht es keine separat gelegenen Meeting-Räume mehr. Diese sind ohnehin für agiles Arbeiten hinderlich, da sie für gewöhnlich von langer Hand reserviert und die Meetings dementsprechend geplant werden müssen. Moderne Bürokonzepte haben dafür eine Lösung parat: Meeting-Zones sowie Raum-in-Raum-Systeme. Mit ihrer Hilfe entstehen inmitten offener Büroräume abgegrenzte Bereiche, die spontanes und konzentriertes Arbeiten ermöglichen.
4. Passen Sie die Arbeitsbedingungen dem agilen Arbeiten an
Die richtigen Arbeitsbedingungen bilden die Grundlage für kreative und produktive Entfaltung innerhalb eines Unternehmens. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die passenden „Werkzeuge“ für sich zu nutzen. Dazu gehört neben dem passenden Arbeitsumfeld beispielsweise das richtige Equipment in Form von Soft- und Hardware. Beides ermöglicht wiederum eine zielorientierte, produktive und transparente Arbeit im Team. Mithilfe passender Kommunikationssoftware und -hardware lassen sich zudem beispielsweise Firmencomputer und mobile Endgeräte miteinander verbinden. Auch andere Funktionen wie die Nutzung eines teaminternen Messengerdienstes sind möglich. Ebenso lassen sich aktuelle Projekte mittels Software visualisieren und mit Unterstützung der passenden Zugriffsrechte gemeinsam gestalten.
5. Geben Sie eine Wertorientierung für hohes Identifikationspotenzial
Nur Unternehmen die als Marke mit einem klaren Wertesystem arbeiten, schaffen für ihre Mitarbeiter eine Identifikationsgrundlage. Diese Wertorientierung bietet einen gemeinsamen Leitfaden und schafft ein Gemeinschaftsgefühl, welches sich durch alle Ebenen zieht. So entsteht eine positive Dynamik, die für mehr Motivation und Produktivität sorgt. Um diese zu unterstützen, sollten Sie neben Arbeits- auch bewusst Freizeitbereiche schaffen. Je nachdem was individuell zu Ihrem Unternehmen passt, ergeben sich von einfachen Aufenthaltsräumen bis hin zu Fitnessbereichen viele Optionen. Indem Sie Mitarbeitern durch ein modernes Bürokonzept ebenso Arbeits- wie auch Freiräume bieten, schaffen Sie gute Voraussetzungen für die Identifikation mit Ihrem Unternehmen.
6. Definieren Sie klassische Hierarchien neu
Agile Teams, die ohne klassische Hierarchien auskommen und auch Kunden mit in Prozesse einbeziehen, sind imstande, uneingeschränkter und effizienter zu arbeiten. Managementebenen sind als Unterstützer tätig, besitzen eine Vorbildfunktion und schaffen die notwendigen Arbeitsbedingungen für Teams. Falls nötig, greifen sie auch regulierend ein. Steuerung und strategische Planung sind für das Management die wichtigsten Aufgaben. Um sich diesen widmen zu können, sind Einzelbüros für Führungskräfte noch immer Bestandteil moderner Bürokonzepte. Sie ermöglichen konzentriertes Arbeiten und bieten auch die passende Umgebung, um bei Bedarf vertrauliche Gespräche zu führen.
7. Erlauben Sie Fehler und arbeiten Sie daran
Fehler und Rückschläge sind ein unauslöschlicher Bestandteil agilen Arbeitens. Sie bringen wichtige Erfahrungswerte und erlauben es, künftige Anforderungen daran anzupassen. Aufgrund der bereits angesprochenen Arbeits- und Raumkonzepte werden Sie zudem in der Lage sein, Fehler schneller zu erkennen und ihre Prozesse zu optimieren.
Sie suchen ein verlässlichen Partner bei der Umsetzung moderner Bürokonzepte für agile Arbeitsmethoden. Sprechen Sie uns an uns vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin bei Ihnen vor Ort. Unsere Arbeitsplatzexperten unterstützen Sie gern.
