Gemeinsam geht Vieles leichter und gemeinsam ist man stärker – soweit der Volksmund. Tatsächlich haben sich auch in der Arbeitswelt Begriffe wie Teambuilding oder Teamwork einen festen Platz im Sprachgebrauch erobert. Einzelkämpfer sind heutigen immer weniger gefragt.
Viele Arbeitgeber legen Wert auf die synergetischen Effekte, mit denen ein gut funktionierendes Team zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Das Zauberwort in diesem Zusammenhang lautet in immer mehr Unternehmen „kollaboratives Arbeiten“. Doch was ist unter diesem sperrig klingenden Begriff eigentlich zu verstehen und welche Vorteile für Unternehmen bietet kollaboratives Arbeiten?
Oftmals wird das Prinzip des kollaborativen Arbeitens synonym mit dem Begriff Teamwork verwendet. Ganz so einfach ist es allerdings nicht, denn auch wenn beide Begriffe eng miteinander verwandt sind, so meint kollaboratives Arbeiten eben eine ganz spezielle Form der Zusammenarbeit.
Unterschied Teamwork vs. kollaboratives Arbeiten
Beim Teamwork arbeitet man in einer Gruppe an einem gemeinsamen Projekt und verfolgt ein gemeinschaftliches Ziel. Dies geschieht in vielen Fällen jedoch nicht in direkter Zusammenarbeit, sondern nebeneinander. Während sich ein Mitarbeiter um ein Thema kümmert, bearbeitet ein anderer Mitarbeiter einen anderen Bereich. Am Ende werden die Einzelergebnisse der beteiligten Mitarbeiter zusammengeführt.
Unter kollaborativem Arbeiten hingegen ist eine engere Form der Zusammenarbeit zu verstehen. Sämtliche beteiligten Mitarbeiter bearbeiten gemeinsam UND gleichzeitig ein Projekt. Dies ist beispielsweise dann möglich, wenn Dokumente digital von mehreren Personen zur selben Zeit bearbeitet werden können. Allerdings muss dazu natürlich auch die entsprechende Software vom Unternehmen bereitgestellt werden. Inzwischen gibt es allerdings ein breit gefächertes Angebot an Software, das (fast) alle Bereiche des unternehmerischen Alltags abdecken kann.
Welche Vorteile bringt kollaboratives Arbeiten?
Jedem Unternehmen sollte es daran gelegen sein, eine möglichst gute Zusammenarbeit unter allen Mitarbeitern zu schaffen und zu fördern. Denn Studien belegen, dass dies einen direkten Einfluss auf die Mitarbeitermotivation, sowie die Effizienz von Arbeitsabläufen hat. Kollaboratives Arbeiten selbst verspricht darüber hinaus weitere Vorteile:
Effektive Zusammenarbeit
Durch kollaboratives Arbeiten lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Teams verbessern. Während Schwächen der einzelnen Mitarbeiter gegenseitig ausgeglichen werden, lassen sich deren individuelle Stärken optimal nutzen.
Verbesserte Kommunikationsabläufe
Eine ausgeprägte Kommunikation ist eine wichtige Grundlage, um gemeinsam und sogar gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten. Mit kollaborativem Arbeiten werden Austausch und Kommunikation im Team gefördert und verbessert, was sich auch auf andere Bereiche überträgt.
Vermeidung von doppelten Aufgaben
Kaum etwas ist im Arbeitsalltag eines Unternehmens so unproduktiv wie eine unklare Aufgabenverteilung. Dabei kann es vorkommen, dass bestimmte Aufgaben gar nicht erfüllt werden oder gleich mehrfach von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt werden, da keine klare Zuständigkeit besteht bzw. definiert wurde. Die klare Zuordnung von Verantwortungsbereichen bzw. Teilaufgaben ist zeitintensiv und bietet Raum für Fehler. Kollaboratives Arbeiten bietet dagegen eine hohe Transparenz und optimierte Kommunikationsabläufe. So lassen sich Fehlplanungen und dadurch entstehende Kosten vermeiden.
Unabhängiges Arbeiten
Durch die heutigen Möglichkeiten von Internet und Intranet wird es den Mitarbeitern ermöglicht, ortsunabhängig zu arbeiten. So müssen Kollegen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, nicht mehr zwangsläufig im selben Büro sitzen. Ein Mitarbeiter kann sich beispielsweise in den Büroräumen befinden, während ein anderer im Home-Office arbeitet. Selbst die Zusammenarbeit in internationalen Teams ist somit problemlos möglich.
Unmittelbare Rückmeldung
Kollaboratives Arbeiten erlaubt es, dass alle beteiligten Mitarbeiter direkt einsehen können, woran bereits gearbeitet wurde und unmittelbar Feedback dazu abgeben können. Verbesserungsvorschläge lassen sich somit schnell und einfach einbringen, das beschleunigt den sonst zeitintensiven Prozess von Korrekturschleifen.
Büros gestalten für kollaboratives Arbeiten
Umfragen ergaben, dass für Mitarbeiter neben der Gestaltung und Ausstattung ihres Arbeitsplatzes vor allen auch Aspekte wie Teamarbeit eine wichtige Rolle spielen. Beim Büro gestalten sollten deswegen alle diese Aspekte bedacht werden.
Da bei der kollaborativen Zusammenarbeit eine räumliche Nähe der Arbeitsplätze einzelner Mitarbeiter nicht mehr zwingend erforderlich ist, hat dies auch Auswirkungen auf die Bürogestaltung.
Kollaboratives Arbeiten lässt sich mittels der Bereitstellung einer entsprechenden Infrastruktur sowohl am als auch abseits des traditionellen Büroarbeitsplatzes realisieren. Moderne Cloud-Lösungen und Online-Programme schaffen die Basis für eine effektive Zusammenarbeit. Tools und Programme, sowie die notwendige Hardware müssen dabei jedoch vom Unternehmen gestellt werden.
Oftmals wird in Unternehmen, die vermehrt ihren Fokus auf das kollaborative Arbeiten legen, von Remote-Arbeitsplätzen gearbeitet. Das hat einen direkten Einfluss auf die Bürogestaltung. Ein Schreibtisch ist dann nicht mehr fest einem Mitarbeiter zugeordnet, sondern wird von unterschiedlichsten Mitarbeitern mit diversen Aufgabenbereichen genutzt. Dabei gilt es dann allerdings auch, Arbeitsplätze entsprechend der Anforderungen dieser verschiedenen Aufgaben bereitzustellen, umgesetzt wird das mit dem Activity Based Working-Konzept. Essentiell ist hier eine flexible Büroausstattung, die leicht an verschiedenste Bedürfnisse und Aufgabenbereiche anpassbar ist. (Möchten Sie mehr erfahren zum Konzept Activity Based Working? Dann lesen Sie hier unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.)
Um diese neuen Arbeitsweisen optimal zu unterstützen, sollte in den Büroräumen zudem eine möglichst einladende Umgebung für alle Mitarbeiter geschaffen werden, die auch die kreativen Prozesse und die Produktivität unterstützt. Die Zusammenarbeit und Kommunikation, die bei der kollaborativen Teamarbeit im Vordergrund steht, gilt es auch offline im Büro zu vereinfachen. Beim Büro gestalten gilt es deswegen nicht nur auf Flexibilität, sondern auch auf die Vereinfachung der Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern Wert zu legen. Offene Bürokonzepte mit unterschiedlich nutzbaren Bürozonen sind das Herzstück des kollaborativen Arbeitens.
Extratipp: Wichtig für Remote-Teams: Die richtigen Kommunikationskanäle
Nicht für jede Art der Kommunikation ist eine kurze E-Mail ausreichend, insbesondere wenn es um kollaboratives Arbeiten in Remote-Teams geht. An dieser Stelle daher ein kurzer Überblick, welches Kommunikationsmedium für welchen Anlass am ehesten passend ist.
- E-Mails sind für Meeting-Absprachen, dem Festlegen von Terminen und Deadlines sowie kurze Nachrichten geeignet.
- Auch das Telefon spielt für optimales kollaboratives Arbeiten nach wie vor eine wichtige Rolle. Denn weiterhin ist ein persönlicher Kontakt zwischen den Teammitgliedern wichtig. E-Mails sind oftmals zu zeitintensiv und lassen Raum für Missverständnisse. In Telefonaten lassen sich Emotionen transparent vermitteln und etwaige Missverständnisse aus dem Weg räumen.
- Chatsysteme wie etwa Skype erlauben auch den Austausch zwischen mehreren oder einzelnen Teammitgliedern. Dabei ist es zusätzlich möglich in einem Videochat sein gegenüber live zu sehen oder Präsentationen zu zeigen. Ebenfalls ist es bei manchen Systemen möglich, seinen Bildschirm mit den nötigen Inhalten mit dem Arbeitsteam zu teilen. Insbesondere bei strukturierten Gesprächen sind solche Chatsysteme wertvoll, denn viele Dinge lassen sich so schnell auf den Punkt bringen.
- Ein gutes Werkzeug für die fokussierte Kommunikation beim kollaborativen Arbeiten sind Instant Communication Tools. Sie stellen allen Teilnehmern einen gemeinsamen Chatraum zur Verfügung. Konzentriertes kollaboratives Arbeiten gelingt mit ihnen besonders gut, weil sie jedem Mitarbeiter die einfache Möglichkeit geben, Diskussionskanäle anzulegen, die für seine Projektbeteiligung relevant sind. Auch der Dokumentenaustausch per Drag & Drop ist mit diesen Tools möglich. Als Beispiel für ein solches Tool sei Slack genannt.
- Cloud-Hosting-Lösungen sind das ideale Tool für kollaboratives Bearbeiten gemeinsamer Dokumente. Google Docs beispielsweise ermöglicht es Teams, gleichzeitig an einem einzigen Dokument zu arbeiten und es bei Änderungen in Echtzeit zu aktualisieren. Auch können den Teamkollegen Verbesserungsvorschläge unterbreitet werden. Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten macht den sicheren Transfer dieser Dokumente notwendig. Auch dafür sind Lösungen entwickelt worden. Als Beispiel sei WeTransfer genannt.
- Wenn mehrere Fachleute oder Teams an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, braucht es für die Koordination eine Projektmanagement-Plattform. Die bekannteste ist Trello. Mit ihr lassen sich visuelle Arbeitsbereiche erstellen, Aufgaben an Projektteilnehmer verteilen und Projektfortschritte verfolgen. Ein großer Vorteil von Trello fürs kollaborative Arbeiten: Das Tool passt sich der Arbeitsweise seiner Nutzer an.
- Ein kollaboratives Team kommt ohne Listen nicht aus. Eine Liste kommuniziert jedem Mitarbeiter übersichtlich den Status Quo des gemeinsamen Projekts. Für den schnellen und unkomplizierten Austausch und die Vervollständigung/Änderung solcher Listen sind eigene Tools geschaffen worden. Eins davon ist Wunderlist. Dieses Werkzeug ist durch seine zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten fast überall verfügbar. Die Listen lassen sich einsehen, synchronisieren und bearbeiten. Auch können alle Projektbeteiligten Daten anhängen und Benachrichtigungen übermitteln.
- Kollaboratives Arbeiten braucht jede Menge Passwörter. Da freut sich jeder Nutzer über ein Verwaltungs-Werkzeug, wie es mit LastPass vorliegt. Dieses Tool speichert und zentralisiert alle arbeitsrelevanten Passwörter. Das generiert mehr Zeit fürs Arbeiten am Projekt, weil das leidige Suchen nach dem verlorenen Passwort der Vergangenheit angehört.
- Persönliche Meetings sind jedoch auch bei Remote-Teams nicht zu vernachlässigen. Sie ergeben vor allem bei Personalfragen oder bei ganzheitlichen Feedbackrunden z.B. bei einem Projektabschluss Sinn. Außerdem wird so ein Zusammengehörigkeitsgefühl zwischen den einzelnen Teammitgliedern kreiert. Ein Aspekt, der bei allen Vorzügen der digitalen Zusammenarbeit insbesondere in Bezug auf die Mitarbeitermotivation nicht zu vernachlässigen ist.
Erfolgsfaktoren für kollaboratives Arbeiten auf Unternehmensseite?
Wichtig für kollaborativ arbeitende Teams sind, neben dem Büro gestalten und der Bereitstellung der passenden Infrastruktur auch ein hohes Maß an Rollenflexibilität sowie das Monitoring der gesetzten Zielvorgaben. Dann steht der neuen Art der Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.
Kollaboratives Arbeiten macht die Mitarbeiter zufriedener. Früher saßen die Fachkräfte in Einzelbüros und arbeiteten ihr Pensum ab. Aber auch die heutige Arbeit in Teams unterscheidet sich vom kollaborativem Arbeiten, weil jedes Teammitglied sein Pensum für sich erledigt und die Ergebnisse später zusammengefügt werden. Kollaboratives Miteinander geht einen Schritt weiter: Es bringt das gemeinsame Handeln in einen fortlaufenden Prozess. Das verdankt sich den neuen digitalen Möglichkeiten des Austausches in Echtzeit. Erst jetzt sind die Mitarbeiter wirklich zu einem Handlungsteam verbunden.
Einzelkämpfer sind auf sich gestellt. Manches können sie gut – dann spielen sie ihre Stärken aus. In anderen Bereichen fehlt ihnen das Knowhow oder Interesse, und sie versuchen, irgendwie durchzukommen. Beim kollaborativen Arbeiten bringt jeder seine Talente ein und überlässt Gebiete mit Wissenslücken anderen Mitarbeitern. Es entsteht keine Konkurrenz untereinander, sondern ein Miteinander. Für ein kollaboratives Projekt fühlen sich alle gleichermaßen verantwortlich. Es kommt zu Interaktionen, Synergien und auch Lerneffekten, von denen das Projekt und alle Beteiligten profitieren. Kollaboratives Arbeiten hebt die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Produktivität.
Wollen auch Sie in Ihrem Unternehmen des kollaborative Arbeiten Ihrer Mitarbeiter fördern und unterstützen? Wir unterstützen Sie gern dabei und freuen uns auf Ihre Anfrage.
