Pünktlich zum Herbstanfang neigt sich auch die Urlaubszeit in den meisten Unternehmen dem Ende entgegen. Hat man gestern noch am Traumstrand gelegen oder das Alpen-Panorama genossen, so ist man heute schon wieder zurück im Büro.
Besonders nach einem ausgiebigen Sommerurlaub fällt es vielen schwer, sich auf das frühe Aufstehen, den alltäglichen Arbeitsrhythmus und den Berg an E-Mails zu freuen.
Doch Vorfreude ist bekanntlich die schönste Freude. Also verschönern Sie Ihren Mitarbeitern doch den unliebsamen Wiedereinstieg nach der Sommerpause, indem Sie mit einem neuen Look des Büros überraschen.
Keine Sorge, damit ist nicht sofort ein neues allumfassendes Gestaltungskonzept gemeint. Vielmehr können auch kleine einzelne Features das Gesamtbild des Büros positiv beeinflussen und den Wohlfühlfaktor heben. Diese vermeintlich minimalen Veränderungen bewirken Großes und stehen derzeit hoch im Kurs.
Wir haben für Sie die 5 wichtigsten Trends in diesen Herbst zusammengefasst. So gestalten Sie Ihre Büroräume modern und individuell, damit alle wieder voller Motivation in den Arbeitsalltag starten können.
Mit wenig Aufwand moderne Bürokonzepte gestalten
Unternehmen wie Google, Facebook & Co legen großen Wert auf die Gestaltung ihrer Büroräume. Diese Firmen stecken jede Menge Überlegung, Zeit und Budget in die Planung und Einrichtung der Räumlichkeiten. Frei nach dem Sprichwort „Die Umgebung formt den Menschen“ schaffen sie für Ihre Mitarbeiter immer wieder neue, unkonventionelle Arbeitswelten. Denn das kreative Umfeld soll zum kreativen Arbeiten anregen.
Doch auch wem das große Budget der globalen Unternehmen fehlt, kann trotzdem einiges von den Designideen der dieser Unternehmen lernen – und diese gezielt umsetzen.
1. Weniger ist mehr
Minimalistische Konzepte sind auch in diesem Jahr ausgesprochen angesagt. Stehen bei Ihnen immer noch Aktenschränke herum, die seit der Umstellung auf das papierlose Büro niemand mehr benötigt? Dann nutzen Sie die Rückkehr aus der Sommerpause, um sich von ungenutzten und veralteten Einrichtungsstücken zu trennen. Diese Veränderung hat eine immense Wirkung. Die Räumlichkeiten wirken sofort größer und das Gesamtbild ordentlicher und ruhiger. Der cleane Look wird Ihre Büroräume sofort frischer wirken lassen.
2. Wohnzimmer-Feeling schaffen
Moderne Büros erinnern heutzutage eher an schicke Lofts oder Hotels. Das einst klassisch eingerichtete Einzelbüro mit Schreibtisch, Stuhl und Computer findet man nur noch vereinzelt. Open Space Konzepte mit unterschiedlichen Bürozonen sind bewusst flexibel, um die starre Struktur zu brechen. Gemütliche Sitzecken laden zu lockeren Meetings ein, Gruppenarbeitsbereiche zur Teamarbeit und Konzentrationszonen zur ruhigen Einzelarbeit. So holt man das zu Hause-Feeling ins Office.
Der Vorteil? Die Mitarbeiter fühlen sich wohler, kommunizieren mehr untereinander und sind nachweislich produktiver. Wenn das Büro nun das Wohnzimmer-Gefühl vermittelt, was macht es da schon, wenn man einmal etwas länger bleibt?
Um den Wohlfühlfaktor zu heben und das Wohnzimmer-Feeling ins Büro zu holen, müssen nicht zwingend aufwendigen Veränderungen her, die ins Geld gehen. Fangen Sie ganz simpel an. Ersetzen Sie z.B. im ersten Schritt veraltetes Mobiliar durch neue, ästhetische Stücke. Am besten im spartanischen Stil oder werden Sie kreativ und schaffen ganz neue Arbeitssituationen z.B. durch Hängesessel.
3. Recycelte Materialien
Eine langfristige und ressourcenschonende Planung wird für Unternehmen immer wichtiger. Denn Nachhaltigkeit in Büros spielt eine größere Rolle, als dass es nur eine hippe Erscheinung ist: so gibt es bereits mehr Büromaterialien und -möbel aus recyceltem Material als je zuvor. Mehr Grün, mehr Natur – moderne Bürokonzepte bieten einen Gegenpol zu Bildschirmen und Technik. Setzen auch Sie auf Nachhaltigkeit und achten z.B. bei der Bestellung des Bürobedarfs darauf, dass auf recycelte Produkte und natürliche Materialien Wert gelegt wird. Das sieht nicht nur sehr hochwertig aus, sondern tut auch noch der Umwelt gut.
4. Ergonomie
Ergonomie am Arbeitsplatz ist wichtig um typischen Büro-Krankheiten wie Rückenproblemen und Kopfschmerzen entgegenzuwirken. Die Investition in ergonomisches Büromobiliar lohnt sich deshalb für alle Arbeitgeber. In zeitgemäßen Büroräumen sind nicht nur höhenverstellbare Schreibtische und anpassungsfähige Bürostühle ein Muss. Auch optimale Lichtverhältnisse sowie effektive und wohlgestaltete Akustik-Lösungen spielen eine wichtige Rolle. Altes sollte deswegen wenn dann stets durch ergonomische Lösungen ersetzt werden. Sie können mit simplen Gegenständen wie Fußstützen, Sitzkissen oder Tageslichtlampen bereits den Arbeitsplatz bedeutend umgestalten. Die Umsetzung dieses Trends werden Ihre Mitarbeiter und deren Gesundheit Ihnen ganz besonders danken.
5. Spaß und Arbeit verknüpfen
Wollen Sie nach der Urlaubszeit weitere Erneuerungen in Ihr Büro holen, um Ihre Mitarbeiter einmal auf andere Weise zu motivieren? Dann integrieren Sie doch einmal Freizeitaktivitäten in Ihre Büroräume. Immer mehr globale Unternehmen schaffen ausgleichende Bereiche in ihren Bürogebäuden. Vom Tischkicker bis Sportraum über Schaukeln und Rutschen ist alles vertreten. Der Ausgleich von der Arbeit sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter bereits während der Arbeitszeit Stress abbauen können. Das verbessert nicht nur das Betriebsklima, sondern vor allen Dingen auch die Kommunikation und Effizienz im Team. Oft ergeben sich hier neue Ideen und Lösungsansätze. Eine Win-win-Situation für beide Parteien.
6. Flexibilität ist eine Frage des Raums
„Alles fließt“ – dieser Ausspruch ist schon ein paar Jahrtausende alt. Aber heute fließt alles schneller. Die Digitalisierung und der weltweite Ideenaustausch zwingen Unternehmen zur ständigen Weiterentwicklung. Wer nicht im Fluss bleibt, wird ans Ufer gespült.
Früher hatte ein Unternehmen seinen festen Kundenkreis. Es stellte sein altbekanntes Produkt her oder bot seine verlässliche Dienstleistung an. Jahr um Jahr wurden ein paar Kleinigkeiten verbessert. Die Kunden blieben dem Produkt jahrzehntelang treu. Die Mitarbeiter des Unternehmens saßen in ihren Einzelbüros (heute auch ‚Zellenbüros‘ genannt) und hielten die Tradition aufrecht.
Heute hat ein Unternehmen wechselnde Kunden. Die Haltung der Konsumenten zu Produkten und Dienstleistungen ist eine völlig andere. Denn das Unternehmen steht nicht mehr in örtlicher oder nationaler Konkurrenz, sondern in globaler. Produkte und Dienstleistungen können rund um den Erdball miteinander verglichen werden. Kunden und Kundinnen folgen Bewertungen und kaufen nach übergeordneten Aspekten wie Nachhaltigkeit und Lebensstil ein. Innerhalb dieser tausendfach potenzierten Konkurrenz behauptet sich ein Unternehmen nur durch Neugier und Flexibilität.
Früher saßen Mitarbeiter in Zellenbüros. Das entsprach dem statischen Zustand ihres Unternehmens. Heute setzen moderne Bürokonzepte auf Dynamik. So wandelbar wie die Welt der Produkte und Dienstleistungen sind auch die Büros geworden. Sie betonen die Transparenz, Offenheit und Vernetztheit des neuen Arbeitens. Gleichzeitig schaffen sie die Bedingungen, mit denen dieser neue Geist in ein Unternehmen einziehen kann. Übrigens begrüßen die Mitarbeiter diese Entwicklung. Nach einer Forsa-Umfrage stehen zwei Drittel der Deutschen flexibleren Arbeitsbedingungen offen gegenüber.
Moderne Büros haben nichts mehr mit dem althergebrachten Einzelkämpfertum zu tun. Im zeitgemäßen Office herrschen Offenheit, Austausch, Barrierefreiheit. Trotzdem haben die neuen Bürokonzepte noch Rückzugsmöglichkeiten. Es gibt die ’stille Ecke‘ fürs konzentrierte Nachdenken, den schallgedämmten Raum für vertrauliche Gespräche. Flexible Büros schaffen Platzangebote für jede Arbeitskonstellation. Vor allem schenken sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, jederzeit ‚über den Tellerrand‘ zu schauen. Dadurch wird jener Teamansatz gefördert, der heute Grundvoraussetzung für den Unternehmenserfolg ist. Ideen sind kein ängstlich gehütetes geistiges Eigentum, sondern ein Gemeinschaftsprodukt, an dem die Kompetenzen unterschiedlicher Fachbereiche arbeiten. Damit einher geht der Abbau steiler Hierarchien. Ein Unternehmen, das seine Leitungspositionen auf Chefetagen und in sekretärinnenbewachten Einzelbüros abschottet, fördert eine hermetische Haltung, in der das Büro-Fußvolk vom großen Ganzen abgetrennt wird. Die Mitarbeiter verstehen sich als reine Exekutive, als Befehlsempfänger, die keine Verantwortung übernehmen und letztendlich austauschbar sind. Solche statisch-hermetischen Bürokonzepte ersticken Motivation oder eine echte Verbindung mit dem Unternehmen im Keim.
Modulare Büros sind der ideale Arbeitsort für den modernen ‚Digitalnomaden‘. Denn sie tragen der Vielfalt heutiger Arbeitskonstellationen Rechnung. Zum Beispiel das Desk Sharing. 100 Mitarbeiter teilen sich 70 Schreibtische. Dieses Schreibtisch-wechsel-dich-Spiel hat sich bewährt, weil es keinen Tag gibt, an dem 100 Mitarbeiter im Unternehmen sind (außerordentliche Betriebsversammlungen ausgenommen). Da sind die üblichen Leerstände durch Urlaub und Krankheit. Dazu kommt ein (stetig wachsender) Anteil von Mitarbeitern im Homeoffice. Dazu kommen die Außentermine und Dienstreisen. 70 Schreibtische genügen. Die Schreibtische sind kein fester Ort, sie werden nach Verfügbarkeit besetzt. Diese örtliche Mobilität fördert die geistige Beweglichkeit, den Informations- und Ideenaustausch.
Open-Space-Büros, Multi-Space-Büroräume: Das sind moderne Bürokonzepte, die Flexibilität ermöglichen. Das hat nichts mit dem altbekannten Großraumbüro zu tun. Hier hatte man einfach eine große Menge von Einzelarbeitsplätzen ‚auf Reihe geschaltet‘, um Platz zu sparen. Vielleicht findet in solchen konventionellen Großraumbüros ein Austausch statt. Aber gleichzeitig wird er durch eine laute Geräuschkulisse und die unästhetische Umgebung behindert. Die Schöpfer modularer Bürokonzepte haben sich tiefere Gedanken über die Voraussetzungen fürs moderne Arbeiten gemacht. Was braucht der Mensch im Büro? Er braucht einen Schreibtisch (aber nicht unbedingt seinen eigenen). Er braucht Technik (vor allem eine kabellose Computerverbindung auf der ganzen Bürofläche und die Möglichkeiten des Cloud Computings, die das Speichern und Abrufen von Daten und Anwendungen von jedem Ort der Welt gestatten). Er braucht ruhige Räume, in denen er nachdenken oder sich mit anderen besprechen kann. Meeting-Points für den zwanglosen Austausch untereinander. Freizeitzonen für die Erholung und das Seele-baumeln-lassen. Moderne Büros setzen diese Möglichkeiten mit der nötigen Flexibilität um.
Die neue Offenheit im Büro braucht gute und geeignete Einrichtungsgegenstände. Mobil und leicht transportierbar müssen sie sein, gleichzeitig hochwertig und stabil, um der Beanspruchung zu widerstehen. Modulare Systeme lassen sich wie in einem Steckbaukasten immer wieder zu neuen funktionellen Konstellationen anordnen. Die Einrichtung bleibt so flexibel wie die Arbeitsprozesse. Modulare Bürosysteme schaffen die Grundlage für mehr Arbeitszufriedenheit.
7. Digitale Zusammenarbeit anbahnen
Die Tätigkeit im Homeoffice hat sich inzwischen fest im Arbeitsleben etabliert. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren gleichermaßen von diesem Tätigkeitsmodell. Der Arbeitnehmer kann sich seine Zeit etwas freier einteilen, kann Familie und Beruf leichter unter einen Hut bringen und teilweise ordentlich Fahrzeit einsparen. Der Arbeitgeber verschlankt seine Infrastruktur und gewinnt eine größere Mitarbeiterzufriedenheit. Allerdings bedeutet eine Ausweitung der Homeoffice- und Remote-Working-Tätigkeiten für Unternehmen nicht, dass sie lediglich die Anzahl der Firmen-Schreibtische reduzieren müssen. Moderne Bürokonzepte brauchen einen Arbeitsort, der digitale Vernetzung fördert und den Mitarbeitern angenehme, kreativitätssteigernde Büroflächen zur Verfügung stellt. Solche Bürokonzepte sind in den letzten Jahren von Möbeldesignern, Innenarchitekten und Ergonomiefachleuten überzeugend umgesetzt worden. Moderne Bürogebäude bilden genau die Flexibilität ab, die in ihnen herrscht. Orte, die alle Formen der stationären Büroarbeiten ebenso zulassen wie die Kommunikation mit Beschäftigten, die im Homeoffice oder von anderen Orten aus arbeiten.
Puristen sind der Meinung, moderne Büroausstattungen müssten dem Menschen lediglich eine Steckdose, einen Internetzugang und ein Smartphone zur Verfügung stellen. Vielleicht noch einen Sitzplatz. Das mag eine Traumvorstellung des Digitalnomaden sein – einer gesunden Arbeitsumgebung entspricht das nicht. Homeoffice und Remote Working sind gut. Aber Mitarbeiter brauchen auch ihren ‚Heimathafen‘. Je durchdachter und kreativitätsfreundlicher Büros gestaltet sind, desto produktiver wird in ihnen gearbeitet. Und desto enger fühlen sich die Mitarbeiter ihrem Unternehmen verbunden.
Das moderne Büro fängt mit dem Schreibtisch an. Wer vor Ort arbeitet, braucht einen. Aber nicht alle Beschäftigten arbeiten vor Ort. Also gibt es im modernen Unternehmen weniger Schreibtische als Angestellte. Und damit sind wir beim Bürokonzept des Desk sharings. Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice kommen, um stationär im Unternehmen zu arbeiten, suchen sich einen beliebigen freien Schreibtisch aus. Das fördert den Austausch, die geistige Beweglichkeit und schafft auf der Bürofläche Platz für anderes. Voraussetzung dafür, dass der digitale Homeoffice-Nomade im Unternehmensheimathafen andocken kann, ist ein cleaner Schreibtisch. Alle Mitarbeiter räumen Ihre Büromöbel komplett ab, wenn sie das Unternehmen verlassen. Dazu braucht es Übersicht und ordnungsstiftende Möbel/Utensilien. Zweite Voraussetzung für die flexiblen Bürokonzepte: An jedem Schreibtisch findet jeder Mitarbeiter die gleichen guten technischen Voraussetzungen für seine Arbeit vor. Also alle Anschlüsse, Präsentationsmedien, Drucker und vor allem: Ein leistungsfähiges Internet ohne tote Winkel. Dritte Voraussetzung für den kreativen Betriebsfrieden: Alle Schreibtische sind gleich und gleich ausgestattet. Sonst geht nämlich jeden Morgen der Kampf um die Premium-Tische los. Oder die Leute bleiben gleich im Homeoffice – was für Arbeitgeber nicht immer wünschenswert ist.
Homeoffice-Mitarbeiter, Remoteworker und Digitalnomaden arbeiten in ihren Lieblingsumgebungen. Aus ihnen ziehen sie Inspiration und Kraft. Wenn sie zwischendurch in ein uniformes Großraumbüro kommen, sinkt die Produktivitätskurve. Darum braucht es für die moderne Vernetzung von externen und internen Büros etwas mehr als nur den technischen Abgleich. Arbeitgeber sollten sich die Frage stellen, warum Präsenztage für die Arbeitsqualität wichtig sind. Die Antwort ist dabei schnell zur Hand: Nur im richtigen Leben bilden sich wirklich hochfunktionale Teams. Nun könnte der digitale Purist einwenden, dass sich Videokonferenzen im Arbeitsleben erfolgreich durchgesetzt haben. Das stimmt aber nur bedingt und geht vor allem zu Lasten der Mitarbeiter. In einer Forbes-Umfrage gaben 41 Prozent der Befragten an, dass sie sich in der reinen Homeoffice-Zeit, wie sie während der Pandemie herrschte, ausgebrannt gefühlt haben. Produktivität braucht also eine durchdachte Vernetzung externer und interner Tätigkeit. Und gute Teams benötigen innerhalb der Unternehmen moderne Räume, die Zusammenarbeit ermöglichen und fördern. Genug Platz, Ruhe, Präsentationsmöglichkeiten, eine angenehme, ergonomische Umgebung: Diese Faktoren gehören in Büros von heute.
Geteilte Schreibtische, attraktive Team-Orte, aber auch Rückzugsräume zum Nachdenken, für Besprechungen unter vier Augen. Erholungszonen fürs Beinehochlegen und Seelebaumelnlassen. Große Unternehmen leisten sich sogar Fitness-Studios oder einen Jogging-Parcours auf der Dachterrasse. Damit herrscht im Unternehmen die Abwechslung, die Angestellte im Homeoffice zu schätzen gelernt haben. Plus eine anregende Umgebung plus den kreativen Katalysator des Austausches mit eigenen oder fremden Fachbereichen. Wenn die Bürokonzepte dann noch mit einem technischen Überbau aus allseits verfügbarer kabelloser Internetverbindung ausgestattet sind und Daten/Anwendungen mittels Cloud-Computings zugänglich gemacht und abgespeichert werden können, hat das Unternehmen alles richtig gemacht. Jeder Designer weiß, dass Form und Inhalt zusammenhängen. Das gilt auch für Räume und für den Geist, der in ihnen herrscht.
Das richtige Bürokonzept für Ihr Unternehmen
Je nach Unternehmenskultur lassen sich Designkonzepte und Ideen individuell anpassen. Überlegen Sie, was zu Ihrer Philosophie und Ihren Mitarbeitern passt. Mit der richtigen Büroeinrichtung werden Sie nicht nur den Look Ihrer Büroräume verschönern, sondern auch zu einer verbesserten Infrastruktur des Unternehmens beitragen. Das beeinflusst langfristig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und schafft Ihnen einen entscheidenden Vorteil gegenüber Konkurrenten im Kampf um Talente. Unsere Experten von myworkspace by Lyreco Advantage beraten und unterstützen Sie gern mit einem modernen Konzept für Ihre Büroräume – vereinbaren Sie noch heute ein Beratungsgespräch bei Ihnen vor Ort!
