Das Erste, was Kunden und Besucher Ihres Unternehmens zu sehen bekommen, ist der Eingangs- und Empfangsbereich Ihrer Büroräume, praktisch ein Aushängeschild und eine Visitenkarte für Ihr Bild nach außen. Und Sie wissen ja: Der erste Eindruck zählt. Deshalb lohnt es sich durchaus, über die Gestaltung und Einrichtung intensiver nachzudenken. Moderne Bürokonzepte bieten zahllose Ideen und Möglichkeiten für alle Größenordnungen, Architekturstile und Lichtverhältnisse, um Ihre Unternehmensvorstellungen umzusetzen.

Und gerade in herausfordernden Zeiten wie den heutigen, werden auch an die Gestaltung und Einrichtung von Empfangsbereich – den Orten an denen sich Menschen begegnen – ganz neue Herausforderungen gestellt.

Erfahren Sie daher in unserem Blogbeitrag alles Nützliche was Sie über modernen Empfangsbereichen wissen müssen. Aber auch wichtige Informationen wie Sie in Zeiten von Social Distancing diese „Begegnungszonen“ in Ihrem Unternehmen sicher gestalten können.

Vermitteln Sie ein stimmiges Image

Als Grundprinzip sollte gelten, dass das Ambiente zur Branche und zum sonstigen Auftritt Ihres Unternehmens passt. So darf der Empfang einer Modefirma, einer Werbeagentur oder eines kreativen Start-ups durchaus verspielt, bunt und mit ausgefallenen Objekten ausgestattet sein, während er in einer Anwaltskanzlei oder einem Steuerbüro eher seriös und elegant aussehen sollte. Eine Vielzahl von Inspirationen und Anregungen finden sich dazu im Internet, in einschlägigen Zeitschriften, Katalogen oder auch direkt bei anderen Unternehmen, die ein ähnliches Image transportieren, wie Sie es sich vorstellen.

Ein wirklich durchdachtes und konsequent umgesetztes Konzept setzt den Stil der Gestaltung des Empfangsbereichs in den übrigen Räumen fort – von den Büros der Geschäftsführung und der Mitarbeiter über die Flure bis hin zum Besucher-WC.

Der Empfangsbereich als Wartezone

In vielen Unternehmen ist der Empfangsbereich gleichzeitig eine Wartezone für Besucher aller Art. Damit diese attraktiv ist und der Aufenthalt dort nicht langweilig und unangenehm wird, sollten Sie zunächst für ausreichend Sitzmöglichkeiten sorgen. Die Zahl der Sitzgelegenheiten orientiert sich dabei an der für Ihr Unternehmen durchschnittlichen Gästezahl. Auflockern können Sie das Ganze beispielsweise mit einem Bildschirm, auf dem Ihre Gäste nützliche Informationen zu Ihrem Unternehmen und Nachrichten finden können. Aber auch schöne große Grünpflanzen oder eine ansprechenden Deko-Objekten sorgen für ein Ambiente zum Wohlfühlen in welchem Ihre Besuchern gern warten.

Für die farbliche Gestaltung macht es sich gut, wenn Sie sich an die Farbvorgaben Ihrer Corporate Identity halten. Allerdings sollten Sie vermeiden, dass die Wartenden durch ein zu grelles und knalliges Farbschema „erschreckt“ werden. Gedeckte und beruhigende Töne sind besser geeignet. Auch die Beleuchtung sollte ein angenehmes Gefühl vermitteln. Große Fensterflächen können beispielsweise mit Pflanzen strukturiert werden. Künstliches Licht sollte indirekt strahlen, ohne zu blenden. Mit moderner LED-Technik lassen sich hier sehr interessante Stimmungen zaubern. Lockern Sie Wände mit sorgfältig ausgewählten Fotodrucken oder Bildern auf, platzieren Sie künstlerische Objekte auf freien Flächen oder zeigen Sie auf einem oder mehreren Displays Imagefilme und Videos.

Für praktische Funktionalität sorgen

Unabhängig von der Zahl Ihrer Besucher, dürfte Ihr Empfang der Bereich mit dem größten wechselnden Verkehrsaufkommen in Ihrem Unternehmen sein. Das bedeutet unter anderem, dass der Fußboden dort sehr strapaziert wird und bei schlechtem Wetter wahrscheinlich auch viel Schmutz hereinkommt. Er sollte deshalb einiges aushalten können und zudem leicht zu reinigen sein. Fliesen oder Naturstein sind deshalb besser geeignet als Teppichboden.

Wenn Sie Pflanzen aufstellen möchten, achten Sie darauf, dass diese in Hydrokultur gedeihen. Das erspart häufiges Gießen und verringert die Gefahr, dass die Pflanzen trocken werden, verwelken und dann keinen schönen Anblick mehr bieten.

Ein sehr wichtiger Punkt ist auch die Akustik. Gerade in großen und hohen Räumen kann diese schnell zu einem Problem werden. Innovative Materialien für moderne Bürokonzepte sorgen für eine Reduzierung des Halls und eine Dämpfung aller Geräusche. Außerdem verhindern sie, dass Gespräche in den übrigen Büroräumen mitgehört werden können.

Achten Sie auf Qualität beim Mobiliar

Sitzgelegenheiten und Tische im Empfangsbereich werden überdurchschnittlich genutzt. Deshalb sollten sämtliche Möbelstücke eine hohe Qualität aufweisen, um den Belastungen gewachsen zu sein. Abgewetzte Polster oder Kratzer auf Tischplatten hinterlassen keinen guten Eindruck bei Ihren Besuchern. Vermeiden Sie auch allzu helle Farben oder Weiß für die Möbel, da Flecken sehr deutlich sichtbar werden.

Eine zentrale Funktion kommt der Empfangstheke zu, deshalb sollte sie nicht nur für Empfangsmitarbeiter und Gäste praktisch, sondern auch ein besonderer Blickfang sein. Wenn Sie über genügend Platz verfügen, gestalten Sie die Theke groß genug, damit mehrere Personen nebeneinander dort kurze Gespräche führen oder Formulare ausfüllen können. Ansonsten sorgen Sie für Markierungen, die jeweils nur eine Person vorlassen.

Das gilt auch besonders in Zeiten von Social Distancing.

Die Theke lässt sich zudem hervorragend für eigene Werbung und als Informationsstand nutzen, indem Sie dort Flyer, Postkarten oder Kugelschreiber platzieren. Bei sehr kleinen Räumlichkeiten oder nur wenig Publikumsverkehr können Sie die Theke durch ein Designer-Stehpult ersetzen.

Auf Abstand und Hygiene achten

Die heutige Arbeitsumgebung hat es so noch nie gegeben. Wir alle versuchen, inmitten einer Krise zu arbeiten, und das ist alles andere als Alltag. Dies wirkt sich auch auf die Gestaltung von Empfangs- oder Besucherbereichen aus. Gerade hier kann aufgrund räumlicher Gegebenheiten nicht immer ein ausreichender Abstand gewährleistet werden. Als erster Schritt hilft hier sicherlich das Besuchsaufkommen so weit wie möglich zu reduzieren. Auch sollte es vermeiden werden, eine Vielzahl von verschiedenen Gästen zur gleichen (Uhr-)Zeit zu empfangen.

Doch mancher Termin lässt sich nicht verschieben, daher ist es hilfreich wenn Sie ihren Empfangsbereich mit Markierungen und Leitsysteme strukturieren und so Warte- und Bewegungsbereichen klar ausweisen und voneinander abgrenzen.

Auch Schilder oder Hinweistafeln helfen dabei Strukturen zu schaffen und sowohl Gäste als auch Mitarbeiter über Hygienemaßnahmen und -richtlinien zu informieren. Stellen Sie auch berührungslosen Desinfektionsmittelspender zur Verfügung, die Ihre Gäste unmittelbar nach betreten Ihrer Räumlichkeiten nutzen können. Als besondere Aufmerksamkeit können Sie Ihren Gästen auch persönliche Hygiene-Kits oder Hygienehaken zu Verfügung stellen.

Trotz allen Abstandsgeboten ist gerade im Empfangsreich die persönliche Interaktion unausweichlich. Hier hilft die Installation von transparenten Abtrennungen welche mittlerweile in verschiedensten Ausführungen und mit vielen Befestigungsmöglichkeiten erhältlich sind.

Fazit:

Denken Sie bei der Gestaltung Ihres Empfangsbereichs konsequent, praktisch und funktional. Stimmen Sie das Erscheinungsbild auf die Branche und das Image Ihres Unternehmens ab, bieten Sie Ihren Besuchern möglichst viel Komfort, wenn sie dort Wartezeiten verbringen müssen und sorgen Sie für eine funktionale Einrichtung, die leicht zu pflegen und auf lange Lebensdauer ausgelegt ist.

Sie sind auf der Suche nach moderne Konzepte für die Neu- oder Umgestaltung Ihres Empfangsbereichs? Sie benötigen Hilfe um die Sicherheit Ihrer Besucher und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten? Sprechen Sie uns an, die Arbeitsplatzexperten von myworkspace by Staples unterstützen Sie gern.