Geteilte Arbeitsplätze, verstellbare Tische, freie Platzwahl, Open Space Büros mit Relax-Oasen und Homeoffice Option: Immer mehr Unternehmen investieren in moderne, flexible und offene Bürokonzepte.

Die Bürowelt im Wandel

Weg vom klassischen Einzelbüro, passen sich immer mehr Arbeitsplätze dem digitalen und globalen Wandel an. Smarte Bürokonzepte der Zukunft setzen verstärkt auf Kommunikation und sozialen Austausch. Neben neuen Raumaufteilungen gewinnt auch die mobile Arbeit unterwegs oder in den eigenen vier Wänden zunehmend an Bedeutung.

Beim Thema Gestaltung scheiden sich dabei häufig die Geister. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter im neuen kreativen Arbeitsumfeld maximal produktiv sein können und sich wohl fühlen, sollten Sie folgende Fehler von vornherein vermeiden:

Der Lärmschutz wird ignoriert

Moderne Bürokonzepte setzen häufig auf offene Bürolandschaften mit Besprechungsnischen und Lounge-Zonen. Dies führt unweigerlich zu einer Häufung von Personen, Bewegungen und Arbeitsabläufen. Es entstehen Geräusche, die für konventionelle Büros ungewöhnlich sind. Klingelnde Telefone, klackernde Schuhe und Gespräche sind nur einige Beispiele.

Dabei haben folgende Merkmale besonderen Einfluss auf die Akustik:
– Materialien der Bodenbeläge
– Textilien, wie Vorhänge oder Rollos
– Gestaltung der Decken
– Möbel
– Raumteiler, Trennwände
– schallschluckende Technik, wie Möbel und Leuchten mit integrierten Absorbern

Hinzu kommt, dass verschiedene Personen Umgebungsgeräusche sehr unterschiedlich bewerten. Während der eine die Verabredung zum Mittagessen am Nachbartischen ausblenden kann, empfindet sie ein anderer störend oder sogar als puren Stress.

Gegen diese Belastungen helfen individuelle Akustikkonzepte. Eine angepasste Schalldämmung sowie Ruhearbeitszonen können so bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Denn auf einen Gewöhnungseffekt zu hoffen ist nicht ratsam und erweist sich in der Praxis zumeist als vergeblich.

Die Arbeitsplätze sind ungünstig angeordnet

In modernen Bürolandschaften befinden sich aufgrund der Raumaufteilung zwangsläufig mehr Arbeitsplätze an Wegeflächen. Je nach Bewegungsfrequenz im Raum entstehen hier Belastungen, die von den meisten Menschen als sehr störend empfunden werden. Diese Situation kann sich derart steigern, dass Arbeitsplätze ohne ausreichend Kontakt- und Sichtschutz soweit es geht, gemieden werden. In Bürolandschaften mit Sharing-Systemen neigen die Mitarbeiter dann dazu, lieber Sonderarbeitsplätze und Ruhezonen zweckentfremdet zu nutzen, als an einem unbeliebten Gangplatz zu arbeiten. Um organisatorische Probleme und gesundheitliche Belastungen zu vermeiden, ist eine nutzerorientierte Raumkonzeption von großer Bedeutung. Durch Leichtbauwände oder flexible Wandpaneele lassen sich ohne viel Zeit- und Geldaufwand angenehme Bürostrukturen schaffen, die zudem unkompliziert auf Projektarbeit oder häufige Mitarbeiterwechsel angepasst werden können.

Und gerade in herausfordernden Zeiten wie heute gibt es sogar gesetzliche Vorschriften. Seit April 2020 gilt der neue SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard, welcher bei nicht genügend Abstand zwischen den Arbeitsplätzen und Wegeflächen Abtrennungen sogar vorschreibt.

Der Individualisierungsanspruch bleibt unberücksichtigt

Als Zeichen der Corporate Identity setzen moderne Bürokonzepte häufig durchgängig auf ein einheitliches Erscheinungsbild. Dabei wird vergessen, dass Arbeitsplätze wichtige soziale Orte sind, an denen die Menschen viele Stunden täglich verbringen. Zu den natürlichen Bedürfnissen des Menschen gehört die individuelle Gestaltung seines Lebensraumes (Fotos, Pflanzen usw.). Ist dies nicht möglich, empfinden viele Büroarbeiter ihre Arbeitsumgebung als steril und fühlen sich unwohl. Obwohl moderne Desk-Sharing-Systeme darauf ausgerichtet sind, nur einen Tag genutzt zu werden, sollte dieser Stressfaktor ernst genommen werden. Eine ansprechende Gestaltung und die Möglichkeit der (begrenzten) Individualisierung führen zum Abbau von psychischen Belastungen, zur Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und damit zur Steigerung der Produktivität.

Bürozonen sind ungünstig beleuchtet

Nicht nur in konventionellen Büros haben bestmögliche Lichtverhältnisse bei der Arbeitsplatzgestaltung oberste Priorität. Unzureichend oder ungünstig ausgeleuchtete Arbeitsplätze führen zur Überlastung der Augen und erhöhen die allgemeine Anspannung. Idealerweise ist auch ein modernes Großraumbüro oder eine Desk-Sharing-Landschaft so eingerichtet, dass jeder Schreibtisch tagsüber natürliches Licht erhält, welches bei zu viel Sonneneinstrahlung durch Jalousien angenehm gedämpft wird. Häufig lässt sich schon mit einer überlegten Anordnung der Schreibtische viel erreichen. Falls dies nicht zu gewährleisten ist, muss zumindest eine flimmerfreie, dem Tageslicht ähnelnde Beleuchtung vorhanden sein, die idealerweise an den natürlichen Bio-Rhythmus gekoppelt ist.

Zusammenarbeit stößt auf Hindernisse

Der Dienstleister Wrike hat einen ‚Happiness Index‘ für Mitarbeiter in Büros erstellt. Unter anderem wurden die Studienteilnehmer zum Thema Teamarbeit befragt. Ergebnis: 82 Prozent aller Deutschen halten die Arbeit im Team für produktivitätssteigernd. Grund genug, sich in Bürokonzepten der Zukunft Gedanken über die Zusammenarbeit zu machen. Erwiesenermaßen kommen durch Ideenpools und gemeinsame Arbeitsformen schnellere und innovativere Ergebnisse zustande als durch konventionelles Einzelkämpfertum. Aber diese wichtigen Wettbewerbsvorteile brauchen eine Voraussetzung: moderne Bürokonzeptionen. Denn Zusammenarbeit kann nur entstehen, wenn der Arbeitgeber Barrieren abbaut. Wer seine Angestellten in Einzelbüros platziert oder zwischen potenzielle Teampartner Treppenhäuser und viele Türen setzt, bekommt keine Thinktanks zusammen. Ein Bürokonzept, das sich zukünftig bewähren kann, braucht offene, flexible Arbeitsräume. Nur wenn der Kollege oder die Kollegin ohne großen Aufwand erreichbar ist und es einen nahegelegenen Ort für die Interaktion gibt, kommt genau die Flexibilität und Spontaneität in den Arbeitsalltag, die gute Ideen entstehen lässt. Das gilt auch für alle digitalen und konventionellen Hilfsmittel, die es braucht, um Ideen zu sammeln, auszutauschen und darzustellen. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern diese Hilfsmittel nicht in interaktionellen Räumen zur Verfügung stellen, sind wie ein Trainer, der seine Fußballmannschaft ohne Ball antreten lässt.

Neue Formen der Zusammenarbeit brauchen neue Bürokonzepte. Arbeitgeber fördern Teamwork durch ein ganzes Bündel aufeinander abgestimmter Maßnahmen. Es bringt nichts, die Mitarbeiter in ein monotones, homogenes Großraumbüro zu setzen. Der Laie würde auf den ersten Blick sagen, dass diese Büroform Zusammenarbeit perfekt fördert. Schließlich sind alle Mitarbeiter auf einer Ebene beisammen. Aber wirkliche Produktivität entsteht durch einige Zusatz-Zutaten – nämlich solche, die auf individuelle Bedürfnisse und unterschiedliche Arbeitssituationen eingehen. Die Zukunft liegt im Open-Space- oder Multi-Space-Bürokonzept. Flexible Arbeitsbereiche für konzentrierte Einzelarbeit, für Besprechungen unter vier Augen und für das große Brainstorming. Und auch die Seele-baumeln-lassen-Ecke, eine gute Schallisolation, schnelle Umbaumöglichkeiten und ein ästhetisches Ambiente spielen eine Rolle. An solchen Arbeitsorten sind Mitarbeiter gerne mobil. Sie schauen bei Teammitgliedern vorbei, nutzen die Interaktionsmöglichkeiten und tanken zwischendurch Kraft auf. Dieses Bürokonzept macht produktiv.

Das Thema Hygiene wird unterschätzt

Die Hygiene ist ein Faktor, der umso wichtiger ist, je mehr Räumlichkeiten und Einrichtungsgegenstände von mehreren Personen genutzt werden. In vielen modernen Bürolandschaften wechseln deren Nutzer sogar täglich. Das bedeutet, dass jeder Nutzerwechsel von einer hygienischen Reinigung der geteilten Arbeitsflächen und Arbeitsmittel begleitet werden muss. Insbesondere in Zeiten in welchen es gilt, die Ausbreitung von Krankheitserregern zu verhindern. Pflegeleichte Oberflächen erleichtern die Reinigungstätigkeiten enorm. Je nach Art und Größe des Büros sollten zusätzlich Spender mit Desinfektionsmitteln und Reinigungstüchern installiert werden.

Das Thema Nachhaltigkeit bleibt Nebensache

Die Managementberatung Biesalski & Co hat 2016 eine Studie zum Thema Nachhaltigkeit und Umsatz aufgelegt. Das Ergebnis: Die Nachhaltigkeits-Maßnahmen eines Unternehmens tragen bis zu 13 Prozent zum Umsatz bei. Dieser Prozentsatz dürfte gegenwärtig noch höher liegen. Nachhaltigkeit ist zu einem zentralen Thema der Gesellschaft und Wirtschaft geworden, ein Zugpferd der Werbung und ein Attraktivitätsmerkmal für Mitarbeiter. Letzteres setzen Unternehmen durch entsprechende Bürokonzepte um. Gerade jüngere Mitarbeiter prüfen sehr genau, ob ihr Arbeitgeber das Thema nachhaltige Zukunft im Auge hat. Eine wirkliche Identifikation mit dem Unternehmen findet nicht statt, wenn in der Abteilung eine Wegwerfmentalität herrscht, brauchbare Möbel aussortiert werden, unnötig viel Papier durch den Drucker rauscht und das Thema Energiesparen ein Fremdwort bleibt.

Bürokonzepte der Zukunft fördern das Unternehmen intern und extern. Hier eine Liste der Vorteile für die Außendarstellung und fürs Betriebsklima:
– ein kluger Umgang mit Ressourcen dient neben der Umwelt auch der Firmenkasse
– nachhaltige Bürokonzepte haben gesellschaftliche Außenwirkung: Dieses Unternehmen geht im Kampf gegen den Klimawandel mit gutem Beispiel voran
– ‚Tue Gutes und rede darüber‘ – ein Unternehmen, das sich Sorgen um die Zukunft des Planeten macht und seine Nachhaltigkeits-Maßnahmen kommuniziert, verbessert sein Image und damit seinen Stellenwert auf dem Markt
– Klimaverbesserung auch für Mitarbeiter: der sorgsame Umgang mit Ressourcen und Materialien, eine auf Nachhaltigkeit fokussierte Büroeinrichtung macht Mitarbeiter zufrieden; zufriedene Mitarbeiter sind einfallsreicher und produktiver
– Pole Position auf dem Stellenmarkt: ein nachhaltiges Bürokonzept spricht sich herum; bei solch einem Arbeitgeber bewirbt man sich gerne

Konkrete Maßnahmen für nachhaltige Bürokonzepte fangen bei der Einrichtung an. Hier ist auf schadstofffreie und hochwertige Materialien zu achten, die selbst auf der Basis von Nachhaltigkeit hergestellt worden sind. Die neue Flexibilität in den Büros der Zukunft kommt dem ressourcenorientierten Konzept entgegen. Die Einrichtungsgegenstände sind nicht mehr statisch, sondern ebenso im Fluss wie die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Sie können adaptiert, umgestellt und anders genutzt werden. Zukünftig heißt es nicht: ‚Brauchen wir nicht mehr‘, sondern: ‚Können wir anders nutzen‘. Voraussetzung dafür sind solide Materialien und belastbare Möbel. Ein weiterer Beitrag zur Nachhaltigkeit im Büro ist die Beleuchtung. Wenn sie mit Verstand und Gefühl installiert wird, fördert sie Konzentration, Entspannung und Gemeinsamkeit. Sie betont ästhetische Einrichtungsgegenstände und steigert allein durch ihre Lichttemperatur Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter. Nachhaltige Konzepte achten darauf, dass mit minimalem Ressourcen-/Energieeinsatz maximaler Effekt erzielt wird.

Natürlich müssen die Mitarbeiter sensibilisiert werden. Weniger Kopien machen, weniger Ausdrucke, Mülltrennung, verantwortungsbewusstes Heizen. Aber das Zukunftsbüro legt auch die Weichen dahin. Zum Beispiel Bewegungssensoren für Licht in seltener frequentierten Bereichen. Spartasten und verbrauchsreduzierende Aufsätze an Wasserhähnen und sanitären Einrichtungen. Ein einleuchtendes und gut kommuniziertes Abfallmanagement. Für Radfahrer die Nutzung von Unterstellmöglichkeiten. Oder die finanzielle Förderung von Dienstfahrrädern. Alles Maßnahmen, die sich im Image, in der Mitarbeiterzufriedenheit und in der Nebenkostenabrechnung niederschlagen.

Bürokonzepte der Zukunft: So gelingt die Umsetzung

Moderne Bürolandschaften bedeuten für Vorgesetzte und Mitarbeiter häufig eine umfassende Umstellung der gewohnten Arbeitsabläufe. Damit der Schritt in die Zukunft erfolgreich gelingt, bedarf es einer professionellen Planung, welche die Besonderheiten des Arbeitens in veränderten Bürostrukturen berücksichtigt. Sie sind auf der Suche nach einem individuellen und modernen Bürokonzept? Unsere Arbeitsplatzexperten von myworkspace by Lyreco Advantage beraten Sie fachkundig und stehen Ihnen bei der Neu- oder Umgestaltung Ihrer Räumlichkeiten gern zur Seite. Vereinbaren Sie jetzt ein Beratungsgespräch und gehen Sie mit uns als Partner in eine neue, produktive und sichere Normalität!