Massive Ablenkungen während der Arbeitszeit sind nicht nur störend, sondern kosten Unternehmen durch den Produktivitätsverlust auch bares Geld. Experten schätzen die jährlich bundesweit verursachten Ertragseinbußen auf mehrere hundert Millionen Euro. Aber welche Produktivitätskiller sind dafür verantwortlich? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten auf diese Fragen.
Fünf Störfaktoren, die sich durch smarte Büroplanung vermeiden lassen!
Nachstehende Punkte sollten Sie als Unternehmer im Griff haben, wenn Sie von Ihrer Belegschaft ein Maximum an Leistung erwarten.
- Ungeeignete Arbeitsumgebung als Produktivitätskiller
Klar ist: Ein ergonomisch unzureichender Arbeitsplatz erweist sich schnell als Showstopper in Sachen Produktivität. Sitzt man unbequem, zeigt man sicher nicht mehr Einsatz. Aber auch der Büroraum selbst kann die Arbeitsintensität beeinflussen. So tragen eine mit flexiblen Büromöbeln ausgestattete Arbeitsumgebung (etwa ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch, der wechselnde Arbeitspositionen, z.B. Stehen und Sitzen ermöglicht), sowie Beleuchtungskonzepte, die unterschiedliche Anforderungen der Nutzer (z.B. Bildschirmarbeit, Meetings, Studium von Akten) berücksichtigen, maßgeblich zur Steigerung des Arbeitspensums bei. Zudem wird die Gesundheit der Arbeitnehmer gefördert.
Im Gegenzug führt ein nicht ergonomisches Mobiliar zu Verspannungen, Gelenkproblemen und anderen gesundheitlichen Beeinträchtigungen. Dies geht laut Studien der „Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“ mit der Gefahr irreparabler Schäden des Bewegungsapparates einher – mit Folgen für die Motivation und Produktivität der Arbeitnehmer. Der Arbeitsleistung nicht minder abträglich sind zudem übermäßiger Lärm und eine unzureichende Zufuhr von Frischluft.
Behebung:
– Ganzheitliche Büroplanung
– Ergonomische Ausstattung der Arbeitsplätze
– Flexible Licht-, Belüftungs- und Beleuchtungskonzepte
– Schallschutzmaßnahmen
– Räumliche Trennung von Backoffice-Tätigkeitsbereichen und z.B. geräuschintensiven Hotline-Desks
- Ablenkung durch die Nutzung von Smartphones
Im Rahmen der Studie eines amerikanischen Anbieters von Lohnabrechnungs-Software wurden Recruiter namhafter Unternehmen befragt, was ihrer Ansicht nach die größten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz wären. Die meisten nannten daraufhin die privaten Handy-Telefonate und SMS/Messaging-Dienste als Hauptstörfaktoren.
Behebung: Moderne Mobilgeräte der neusten Generation besitzen einen „Nicht-Stören“-Modus, mit dem Zeitfenster festgelegt werden können, in denen das Handy grundsätzlich keine Anrufe entgegennimmt. Wichtige Anrufer können per Ausnahmeregelung trotzdem durchgestellt werden. Um neben der Ablenkung durch private Gespräche, auch die Ablenkung durch dienstliche Gespräche der Kollegen zu reduzieren, sind (flexible) Zwischenwände mit Schallabsorberfunktion zur Abschirmung der Arbeitsplätze eine Option. Viele Unternehmen setzen zudem bereist bei der Büroplanung auf die Gestaltung unterschiedlicher Büro-Zonen. So können Gespräche in den Kommunikationszonen stattfinden, während in anderen Zonen Arbeitsplätze für das ruhige, konzentrierte Arbeiten bereitgestellt werden.
- Surfen im Internet
Angestellte sind am Arbeitsplatz durchschnittlich fünf Stunden pro Woche zu nicht dienstlichen Zwecken online, was zweifelsfrei von der beruflichen Tätigkeit ablenkt.
Vor allem Soziale Medien haben es in sich. Laut Umfragen fühlt sich fast die Hälfte der interviewten Mitarbeiter durch Soziale Netzwerke und andere Online-Kommunikationsplattformen in der Konzentration gestört. Besonders unbeliebt: Facebook (26% der Befragten) und der Internet-Nachrichtendienst Twitter (24%).
Behebung: Neben dem Appell zur Selbstdisziplin greifen viele Firmen auf das Blockieren von sozialen Medien im Unternehmensnetzwerk zurück, um privates Surfen während der Arbeitszeit zu reduzieren beziehungsweise ganz zu unterbinden. Allerdings kann auch hier die Büroplanung helfen: Gesonderte Arbeitszonen werden anders als Kommunikationszonen von Mitarbeitern bald mit konzentriertem Arbeiten assoziiert, die psychologische Ablenkung durch Social Media wird dadurch geringer.
- Klatsch und Tratsch
Wenn im Büro eine bestimmte Aufgabe höchste Konzentration erfordert, bringt einen auch ein harmloser Plausch mit Kollegen außer Tritt und man braucht nachher einige Zeit, bis man den Faden wieder findet. Besonders ungünstig ist es für Ihre Mitarbeiter, wenn sie durch die Gespräche der Kollegen abgelenkt werden, an denen sie nicht beteiligt sind.
Behebung: Sich deswegen dem Trend hin zum Open Space Büro gänzlich entgegen zu stellen und wieder auf kleinere Büros zu setzen, ist aber im Sinne der wenigsten Unternehmen. Stattdessen kann man mit cleverer Büroplanung geschickt die oben beschriebenen Kommunikations- und Ruhezonen im Büro einrichten und durch mobile Lärmtrennwände und ein gutes Akustik-Konzept die Störung und Ablenkung durch Klatsch und Tratsch minimieren. Tipp: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Ort für informelle Gespräche z.B. in Form von Loungemöbeln oder einer ansprechend eingerichteten Teeküche bereitstellen, nehmen die störenden Gespräche über den Schreibtisch hinweg fast von alleine ab.
- Zuviele E-Mails
Viele Büroangestellte fühlen sich durch die Menge der E-Mails in ihrer Online-Mailbox gestresst. Manche Mitarbeiter sehen daher in ihr elektronisches Postfach kaum mehr hinein. Sie fühlen sich überfordert und gestresst. Das schlägt auf die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit. Außerdem kann es dadurch vorkommen, dass wichtige Mails nicht umgehend gelesen werde oder Termine versäumt werden. Das ist für das Unternehmen ein echtes Problem.
Behebung: Viele Webmaildienste bietet Plugins an, die zumindest temporär Abhilfe schaffen. So sind mit „Inbox Pausen“ Zeiträume definierbar, in denen die Mailbox keine neuen Mails akzeptiert. Oft hilft es auch, Möglichkeiten für eine konzentrationsfördernde vorübergehende räumliche Abschottung zu schaffen – z.B. über sogenannte Think Tanks, die man bei der Bürokonzeption berücksichtigt.
Fazit
Die eigenen Mitarbeiter stellen die wichtigste Ressource eines Unternehmens dar. Können diese nicht produktiv sein, so vermag dieser Umstand das unternehmerische Ergebnis deutlich negativ zu beeinflussen. Allerdings lassen sich mit gezielten Maßnahmen, wie etwa einer ergonomischen, arbeitnehmerfreundlichen und konzentrationsfördernden Büroplanung, störende Einflüsse nennenswert reduzieren.
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