Der Weg in die Zukunft zeigt im beruflichen Alltag stete Wandel, die mit gestiegenen Anforderungen und veränderten Prioritäten einhergehen. Die Digitalisierung eröffnet neue Chancen für die Arbeitswelt, stellt aber auch neue Herausforderungen in den Raum: Was bedeutet das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer? Und wie stellen Sie sich Ihren Arbeitsplatz in der Zukunft vor? Diesen Fragen wollen wir uns unserem neusten Blogbeitrag auf den Grund gehen!

Flexible Möglichkeiten für die neue Arbeitslandschaft

Nicht erst seit dem Wunsch nach einer verbesserter Work-Life-Balance und den Geschehnissen im Jahr 2020 mit pandemie-bedingten Geschäfts- und Büroschließungen, erhalten Homeoffice und Remote-Arbeit eine neue Wertigkeit. Selbst in konservativen Kreisen werden die Vorzüge der neuen Arbeitswelt geschätzt. Flexibilität, Effizienz und Produktivität ergänzen sich deutlich besser, als von manchem Chef vermutet. Doch damit die Vorzüge bestmöglich zur Geltung kommen und die Loslösung vom klassischen Büroarbeitsplatz nicht ins Gegenteil schlägt, ist die Erfüllung einiger Voraussetzungen nötig.

Die Erfüllung der Voraussetzungen betrifft nicht nur das Chef-seitige Vertrauen in das Team, dass die Zeit im Homeoffice nicht mit privaten Tätigkeiten überstrapaziert wird. Oder die Selbstdisziplin der Mitarbeiter, den Kollegen vergleichbar wie im Büro nebenan zur Verfügung zu stehen. Auch technische Aspekte müssen unter Einhaltung von Richtlinien wie dem Datenschutz beachtet werden. Die Arbeitsumgebung muss stimmen. Nur so kann sich der optimale Workflow einstellen und die räumliche Distanz zwischen den Teammitgliedern in den Hintergrund treten.

Zahlreiche Vorteile durch die digitalen Neuerungen

Die Vorzüge für den Mitarbeiter im Future Work der Büroarbeit sind vielfältig. Zum Beispiel ist die Zeiteinteilung flexibler vereinbar mit den persönlichen Anforderungen eines jeden Einzelnen. So können stressige Stoßzeiten zu entspannten Vorgängen führen. Das Kind kann beruhigt in den Kindergarten gebracht werden, der anstrengende Arbeitsweg mit dem Stau entfällt. Entsprechend wirkt sich schon der Morgen deutlich positiver auf die Konzentration aus, mit der die ersten Arbeitsaufträge und E-Mails abgearbeitet werden.

Natürlich ist die neue Arbeitsumgebung nicht allein auf das Homeoffice begrenzt. Theoretisch kann der Arbeitsplatz überall unkompliziert und nach Bedarf aufgebaut werden, z.B. für besondere Kundenwünsche noch auf der Geschäftsreise oder auch spät am Abend und früh am Morgen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, wenn der Mitarbeiter sich nach seinem persönlichen Biorhythmus optimal gerüstet fühlt. Dennoch lässt sich in der praktischen Betrachtung von Future Work bezogen auf die bisher auf das Büro konzentrierte Tätigkeiten, der Wechsel zwischen Präsenzarbeitsplatz in den Geschäftsräumen und dem Homeoffice als bekannteste Variante ansehen – mit Ausnahme von Tätigkeiten im Vertrieb, die ebenso häufig von unterwegs aus arbeiten.

Was für den Mitarbeiter im Einzelnen Vorteile bringt, ist jedoch auch für das Unternehmen ein Gewinn: Neue Technologien erlauben die Automatisierung von Routinetätigkeiten, neu definierte Organisationsstrukturen sind leichter überschaubar, Verantwortlichkeiten klarer zu separieren, während die Mitarbeiter neue Kompetenzen und Schlüsselqualifikationen erwerben, um der neuen Flexibilität die nötige Ergebnisstabilität zu bieten. Mit einem gut aufgestellten Rahmen wie Cloud Computing, Crowdsourcing und digitalen Ergänzungen (auch im Bereich der Fortbildung) lassen sich neue Lösungsideen für Probleme finden und smarte Verbesserungen kreativ etablieren – um am Ende in der Projektarbeit sowie im Routinegeschäft viel Zeit und bares Geld zu sparen.

Intelligente Technologie, digitale Medien und Cloud-Computing

Damit die Arbeit reibungslos auch von Unterwegs oder aus dem Homeoffice weiterläuft, bedarf es smarter Lösungen mit moderner Technik. Das Online-Meeting und der Zugriff auf die E-Mails ist heute selbst mit dem Handy kein Problem mehr. Wichtig ist lediglich die stabile Internetverbindung, die entsprechend der regelmäßig ein- und ausgehenden Datenmengen auch schnell und sicher sein muss. Dies kann im ländlichen Raum zwar aktuell noch zum Problem werden, jedoch kann man davon ausgehen, dass im zukunftsorientierten Fortschritt dieser Regionen sich diese Problem auflösen werden.

Hinzu kommt ein internetfähiges und den Leistungsansprüchen der täglichen Arbeit angepasstes Endgerät. Die Anforderungen sind bei klassischer Büroarbeit entsprechend geringer zu planen als beispielsweise bei Kreativ-Agenturen, die innovative Grafiken und Videos vom Remote-Arbeitsplatz an die Zentrale oder zum Kunden senden müssen.

Die gesicherte Verbindung zum Firmenserver gehört entsprechend schon heute zum täglichen Arbeitsalltag moderner IT-Abteilung vieler kleinerer und größerer Unternehmen, die sich mit den veränderlichen Strukturen der Future Work beschäftigen. Denn die Technik wird vom Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Hierzu zählen neben dem PC oder dem Laptop auch Extras wie die Webcam und das Mikrofon, um bei Online-Meetings gut gerüstet zu sein. Klar geklärt werden sollte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch auch die Nutzung der Endgeräte, z. B. auch in Bezug auf die private Nutzung für die Speicherung von Briefen, Fotos oder Filmen, das Onlineshopping oder das Video-Streaming außerhalb der Arbeitszeit. Wer auf der sicheren Seite bleiben will, sollte für private Aspekte vom Onlinebanking bis zum Freizeitspaß lieber einen eigenen Computer nutzen, um Missverständnisse und Probleme im Vorfeld zu vermeiden.

Erfolgreiche Remote-Arbeit: Gute Arbeitsumgebung als Basis

Wer aus persönlichen oder gesellschaftlichen Gründen wie in Zeiten von Corona spontan in das Homeoffice wechselt, um Remote seiner Arbeit nachzugehen, setzt sich in der Regel an einen vorhandenen Tisch und legt los. Ist kein separates Büro oder Arbeitszimmer im Zuhause vorhanden, wird nicht selten der Familienesstisch oder der Küchentisch umfunktioniert, um als temporärer Arbeitsplatz zu fungieren.

In Ihrem eigenen Interesse sollten solche Umstände jedoch nur eine Übergangslösung sein. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um sich einen guten Arbeitsplatz einzurichten. Selbstverständlich sollten hier auch Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen. Denn auch im Homeoffice gilt der Arbeitsschutz! Es ist unbestritten, dass auch an diesen Arbeitsplätzen arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben wie beispielsweise die Arbeitsstättenverordnung gelten. Denn der Arbeitgeber ist für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter zuständig – egal, ob diese im Büro arbeiten oder Zuhause.

Firmenbüros sind meist von langer Hand und sorgfältig geplant, um Lichteinfall und Atmosphäre im Raum dem Arbeitsalltag entsprechend zu optimieren. Auch im heimischen Arbeitsumfeld der Zukunft sollten Sie daher einen ergonomischen, übersichtlichen und für Ihre Bedürfnisse passenden Arbeitsplatz einrichten. Dieser fördert nicht nur Ihre Arbeitsleistung, sondern auch Ihre Gesundheit.

Bestimmen Sie zunächst den neuen Arbeitsplatz für Ihr Homeoffice, optimal in einem separaten Raum, alternativ in einem ruhigen und abgegrenzten Bereich eines Zimmers. Dabei sollte der Homeoffice-Platz möglichst nicht in einem Durchgangszimmer gewählt werden. Ruhe und Ordnung sollten gut möglich sein. Achten Sie auf eine gute Erreichbarkeit von Stromzufuhr und Internetverbindung. Wählen Sie im Anschluss die benötigte Technik aus, bevor Sie mit passendem Mobiliar den Arbeitsplatz einrichten.

Das Mobiliar sollte so gewählt werden, dass neben der Technik auch eine freie Arbeitsfläche für handschriftliche Notizen oder andere Arbeitsschritte zur Verfügung steht. Dies kann bei einem Laptop beispielsweise einfacher gehändelt werden als mit einem Desktop-PC, da sich das Laptop bei Bedarf unkompliziert wegräumen lässt. Der Bildschirm sollte jedoch bei beiden Varianten so stehen, dass Sie in einer bequemen Sitzposition 50 bis 70 cm Abstand zwischen Bildschirm und Augen einhalten können. Flexibler Stauraum mit Schubfächern, Regalen oder Organizer-Kisten unterstützt die Ordnung, alle benötigten Utensilien schnell griffbereit zu haben.

Für eine gute Beleuchtung sorgt ein Fensterplatz. Achten Sie jedoch darauf, dass der Schreibtisch im 90°-Winkel zum Fenster steht und nicht Frontal. So sind störende Reflexe ausgeschlossen und das Licht kommt von einer optimalen Seite. Ein weiterer nützlicher Tipp: Rechtshänder sollten den Tisch optimaler Weise so positionieren, dass das Licht von links kommt, bei Linkshändern von rechts. Steht ein Arbeitsplatz direkt am Fenster nicht zur Verfügung, kann eine geeignete Lampe inklusive einem Leuchtmittel mit Tageslichtfunktion zum Einsatz kommen.

Der Tisch und der Stuhl sollten kombiniert gewählt werden. Optimal wählen Sie beide Möbelstücke für Ihr Büro zu Hause in einer höhenverstellbaren Varianten, um je nach Tätigkeit leicht variieren zu können. Für die PC-Arbeit sitzen Sie im Stuhl in gerader Sitzposition am besten. Dabei sollte die Tischhöhe so gewählt sein, dass Sie Ihre Unterarme auf den Tisch legen können, während sie zum Oberarm einen rechten Winkel bilden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Schreibtätigkeiten haben, um die Schultern und die Handgelenke bei der Nutzung der Tastatur zu entlasten.

Bewegungsfreiheit ist bei der Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes mehr als ein Schlagwort. Nach den ersten Monaten im Corona-Lockdown berichteten rund ein Drittel der fast 2000 Befragten einer Umfrage der Krankenkasse Pronova BKK, dass die Nutzung ihrer provisorischen Arbeitsplätze Beschwerden im Bereich von Rücken und direkt an der Wirbelsäule deutlich verstärkte. Die neue Situation am behelfsmäßigen Arbeitsplatz geht jedoch meist auch auf zu wenig Bewegung an sich zurück. Achten Sie daher gerade bei der Arbeit von zu Hause aus auf regelmäßige Bewegung.

Gesundheit und Wohlbefinden im Homeoffice der Zukunft

Gehen Sie eine Runde durch die Wohnung oder machen Sie in Ihrer Pause einen Spaziergang an der frischen Luft. Nutzen Sie einfache Übungen zum Dehnen und Strecken oder wechseln Sie zwischen komfortablem Bürostuhl und Sitzball. Auch das Kreisen lassen von Hand- und Fußgelenken oder dem Kopf lockert die Muskulatur auf, die während der weitestgehend sitzenden Tätigkeit im heimischen Büro schneller leidet, als viele glauben. Bedenken Sie stets, dass die Arbeit auch von zu Hause aus von Gesundheitsfürsorge und Wohlbefinden geprägt wird und sich letztlich positiv auf Ihre Leistung auswirkt. Sie benötigen Hilfe bei der Ausgestaltung der Homeoffice Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter? Sie benötigen ergonomische und arbeitsschutzkonforme Büromöbel? Unsere Experten unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihrer Arbeitsplätze, egal ob zu Hause oder im Büro. Jetzt persönlichen Beratungstermin vereinbaren.