Heutzutage kennt nahezu jeder den Begriff des Open-Space-Büros als eine gelungene Alternative zu einem klassischen Großraumbüro. Gerade altbekannte Großraumbüros gehen oftmals mit den Attributen eng, laut und hektisch einher, welche eher ein schlechtes Bild abgeben. Die Folge sind mitunter unzufriedene und unmotivierte Mitarbeiter.
Möchte man ein modernes Büro gestalten, so hat man andere Ziele im Sinne: Zufriedene Arbeitskräfte, Effizienz und Ergebnisse auf der Basis motivierter und sich wohlfühlender Mitarbeiter. Es mag also zunächst scheinen, als hätte das Großraumbüro seinen Platz in der modernen Firmenkultur verloren, und dies zurecht. Jedoch ist dem keineswegs so, denn mit dem “Open-Space”-Konzept wird das Großraumbüro als Arbeitsoase neu erfunden.
Angelehnt an Großraumbüros, soll jedoch deren negativem Bild entgegengewirkt und ein neues Konzept mit verbesserter Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Es handelt sich beim Open-Space um ein Arbeitsumfeld, in dem die rege Kommunikation unter Kollegen und Gleichgesinnten sowie die Kreativität und die Produktivität gefördert werden. So weichen immer häufiger individuelle Einzelbüros einer großen kollektiven Arbeitsfläche. Denn dies hat einen guten Grund, richtig geplant ermöglicht nämlich das Open-Space-Büro ideal konzentriertes Arbeiten, einen ungehinderten Informationsfluss und spart zusätzlich noch Platz und Kosten! Die Vorteile dieses Raumkonzepts sind also nicht zu unterschätzen. Doch was genau versteht man unter einem modernen Open-Space-Büro?
Der Name – Open-Space-Büro – lässt dabei schon erahnen, dass es sich dabei um einen offenen Raum ohne feste Wände handelt. Alle Mitarbeiter sitzen gruppiert an Arbeitsplätzen und sind eher gering voneinander abgeschirmt. Es kann dabei einzelne Abteilungen aber auch Ruheecken und Lounges zum Kaffee trinken oder zum Telefonieren geben.
Die Besonderheit beim Open-Space-Büro kann zusätzlich darin liegen, dass sich die Mitarbeiter den Arbeitsplatz jeden Tag aufs Neue aussuchen – hier gibt es dann keine typischen Schreibtische mit fester Sitzordnung. Dies hat einige Vorteile: Zunächst einmal ermöglicht das Konzept den Mitarbeitern grundsätzlich mehr Freiheiten, was der Motivation und Arbeitsmoral zu Gute kommt. Die freie Platzwahl bietet einen weiteren Vorteil, denn bei Bedarf ist es den Angestellten möglich ihren Arbeitsort zu wechseln. Widmet sich beispielsweise ein Mitarbeiter einer intensiven Aufgabe, ist es ihm möglich, sein Arbeitsumfeld zu ändern, um bestmögliche Konzentration zu erhalten. Teams oder Projektgruppen können sich zeitweise zusammenfinden und gemeinsam arbeiten. So wird das Arbeitsumfeld den sich ständig wandelnden Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht.
Lesen Sie nun, welche 5 Punkten bei der Planung und Gestaltung eines modernen Open-Space-Büro beachtet werden sollten.
Punkt 1 – Die richtige Aufteilung
Wie bereits erwähnt, ist die Flexibilität und die mitunter freie Platzwahl eine der herausragendsten Besonderheiten eines offenen Büros, jedoch gilt es dieses Potenzial durch die Raumaufteilung so gut es geht auszuschöpfen. Schließlich haben die verschiedenen Arbeitssituationen auch unterschiedliche Bedürfnisse und Ansprüche an die Büroräume. Möchte sich ein Mitarbeiter für konzentriertes Arbeiten zurückziehen oder ein Team ein Meeting abhalten, stellt sich die Frage: Wo im Büro ist der ideale Ort dafür, um diesen Aufgaben gerecht zu werden? Aus diesem Grund ist es unbedingt erforderlich verschiedene Arbeitszonen zu errichten. Insbesondere eine Ruhezone für intensivere Arbeitsprozesse sollte vorhanden sein. Dabei muss es sich nicht einmal um klare Einzelbüros abseits des Hauptraumes handeln, auch durch passende Möblierung können Rückzugsmöglichkeiten geschaffen werden: Abgeschirmte Arbeitsplätze beispielsweise, etwas abseits der hauptsächlichen Arbeitsflächen, können diese Rolle bereits wunderbar übernehmen. Wichtig ist allerdings vor allem eines, die einzelnen Arbeitszonen sollten klar voneinander unterscheidbar sein. Dies kann man durch farbliche Gestaltung erreichen, oder indem man das passende Mobiliar an den entsprechend dafür vorgesehenen Stellen aufstellt. So würden beispielsweise Sitzsäcke oder ein großer Tisch eine Kommunikationszone erkennbar machen, während einzelne Schreibtische eher auf einen Einzelarbeitsplatz hindeuten.
Punkt 2 – Die Einbindung der Angestellten in die Bürogestaltung
Der Erfolg des Open-Space Konzepts hängt stark von der Bereitschaft der Mitarbeiter ab, sich auf dieses Konzept einzulassen. Die zuvor genannten Ruhezonen sind nur ruhig, so lange die Angestellten diese auch als Ruhezonen ansehen und in ihrem Arbeitsalltag akzeptieren. Nicht alle Mitarbeiter sind gleich, deshalb kann es von Vorteil sein, in gewissem Rahmen speziell auf die Bedürfnisse des Teams einzugehen.
Durch Workshops oder Team-Events kann den Mitarbeitern das Konzept zunächst nahegebracht werden. Im weiteren Verlauf können ihnen dann ausgewählte Freiheiten in der Gestaltung und Einrichtung überlassen werden. So lernen die Mitarbeiter die Vorteile und Möglichkeiten des modernen Open-Space-Büros kennen und werden in der Lage sein, die Räume viel effektiver zu nutzen. Gleichzeitig können Mitarbeiter Ideen einbringen und Bedürfnisse äußern die ihnen wichtig sind, vorher jedoch eventuell wenig bedacht wurden. Die Beteiligung an der Bürogestaltung trägt zu einer positiven Aufnahme des neuen Konzepts durch die Mitarbeiter bei. Dies hat den Effekt, dass die Akzeptanz des Konzepts von vornherein hoch ist.
Zudem sollten im Vorfeld für diese spezielle Form des Büros gewisse Regeln der Zusammenarbeit erstellt werden. Auch diese sollten mit den Mitarbeitern besprochen und bei Bedarf unter kollektiver Absprache angepasst werden.
Punkt 3 – Passendes Mobiliar, Wandgestaltung und Beleuchtung
Die Besonderheit des offenen Büros liegt vor allem in der Flexibilität für die Mitarbeiter. Deshalb ist es wichtig, dass sie nicht durch starres Mobiliar ausgebremst werden. Mit Rollen ausgestattete Tische und Stühle ermöglichen das einfache Anpassen der jeweiligen Bürobereiche auf gegebene Arbeitssituationen. Liegt beispielsweise ein Projekt vor, was die gezielte, intensive Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter erfordert, bieten mobile Möbel die Möglichkeit, schnell einen kleinen Teambereich zu bilden. Rasch ist ein kleiner Konferenztisch zusammengestellt und es kann mit dem Arbeitsprozess begonnen werden.
Ein Bereich, der auch bei der Gestaltung beachtet werden sollte ist die Beleuchtung. Die Devise hier ist recht simpel: Nicht zu dunkel, nicht zu hell. Auch die Farbauswahl des Büros sollte besondere Beachtung finden. Denn die falsche Farbauswahl kann ein sonst gutes Konzept schnell in die Knie zwingen. Hierbei gilt es vor allem bedrückende, ermüdende Farben wie grau, aber auch ablenkende und zu knallige Farben wie ein intensives Gelb zu vermeiden. Sollten Muster oder ähnliches auf den Wänden aufgemalt werden, sollten diese eher einfach gehalten sein und keine ablenkende oder überstimulierende Wirkung haben. Auch das Material der Wände selbst ist zu beachten, es sollte einen schalldämpfenden Effekt haben, schließlich gilt es die Lärmbelastung minimal zu halten, um übermäßige akustische Ablenkung zu verhindern.
Punkt 4 – Moderne technische Ausstattung
Das Open-Space Konzept ermöglicht bereits einen deutlich verbesserten Austausch unter den Mitarbeitern gegenüber anderen Bürokonzepten. Sollen jedoch Projekte gemeinsam bearbeitet, Dateien schnell geteilt und Dokumente auch zügig digital den Weg zu den Arbeitskollegen finden, so ist es nötig, auch die passende Technik in die Gestaltung des Open-Space-Büros miteinzubeziehen. Es lohnt sich daher, Präsentationszonen mit Bildschirmen auszustatten, ein internes Netzwerk zu erstellen und den Mitarbeitern z.B. einen kollektiven digitalen Speicher mithilfe von Cloud Computing zu ermöglichen. Der hohe Informationsfluss und die digitale Kommunikation bleibt somit erhalten und die Effizienz und Arbeitsleistung ist in der Folge hoch.
Punkt 5 – Eine sinnvolle Streckenführung
Eine sinnvolle Streckenführung der Mitarbeiter ist für ein Open-Space Konzept essenziell. In einem offenen Büro kann der Alltag schnell trubelig werden. Deswegen ist es wichtig, dass Mitarbeiter nicht unnötig weit laufen müssen, oder durch einen Sitzplatz nahe einem Durchgang von der Arbeit abgelenkt werden. Häufig genutzte Gemeinschaftsräume, wie z.B. die Küche sollten im besten Fall auf der gegenüberliegenden Seite der Arbeitsplätze eingerichtet werden, sodass alle Mitarbeiter den gleichen Weg haben und es vermieden wird, dass die Tischgruppe, die am nächsten zum Gemeinschaftsraum steht, ständig vom ‘Durchgangsverkehr’ gestört wird.
Abteilungen oder Teams, die häufig zusammenarbeiten, sollten in der Nähe voneinander platziert werden, sodass die Kommunikationswege möglichst kurz gehalten werden. Die Verkehrswege für die Mitarbeiter sollten dabei klar und gezielt sein. Des Weiteren sollten sie nach Möglichkeit nicht quer durch den Raum verlaufen, um den Kollegen die bestmögliche Konzentration zu ermöglichen.
Für Besucher und Kunden sollten die Wege hingegen idealerweise erst gar nicht durch die Arbeitsflächen verlaufen, da sich auch dies störend auf den Arbeitsfluss auswirken kann. Schließlich zieht ein neuer Mensch im Büro erst einmal alle Aufmerksamkeit auf sich. Eine kleine, eindeutige und leicht erreichbare Besucher- und Empfangszone stellt die einfachste Möglichkeit dar, Besucherströme passend abzuleiten.
Fazit
Ein Büro zu gestalten, entsprechend dem Konzept „Open-Space“ ist und bleibt eine innovative Alternative zu klassischen Bürokonzepten. Mit der richtigen Planung und unter der Beachtung einiger Schlüsselpunkte können Effizienz, Flexibilität und Büroleistung effektiv gesteigert werden und der Traum von einem kommunikativen, produktiven Büro umgesetzt werden. Unsere Arbeitsplatzexperten unterstützen Sie gern bei der Umsetzung eines für Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Open-Space Konzeptes – sprechen Sie uns an!
